এতে ফটেকপি মেশিনের মত একটি কাচের উপর নির্দিষ্ট ছবি বা কাগজটিকে কাচের দিকে মুখ করে রেখে এর ঢাকনাটিঢাকণাটি দিয়ে ঢেকে দেয়া হয়। পরে নির্দিষ্ট বাটন/ কমান্ড দেয়ার পর এর কাচের নিচে থাকা একটি আলো প্রক্ষেপনকারি বাল্ব পুরো কাগজটিকে আলোকিত করে যায়। অর্থাৎ এই আলো ফেলার মাধ্যমে এটি কাগজের তথ্য সমূহকে পড়ে ফেলে ও বৈদ্যুতিক তরঙ্গ হিসেবে মনিটরে প্রদর্শন করে। প্রথমবার একটি প্রাকদর্শন দেখায় এতে ব্যবহারকারি তার প্রয়োজন নির্দিষ্ট করন করার পর স্ক্যান নির্দেশ দিয়ে কাগজের তথ্যটি চুড়ান্তচূড়ান্ত ভাবে কম্পিউটারে সংরক্ষণের জন্য উপস্থাপন করে। এরপর ব্যবহারকারি তার প্রয়োজন অনুযায়ীঅণুযায়ী নাম ও স্থান ঠিক করে এটিকে সংরক্ষণ করেন।
== ক্ষমতা ও ধরন ==
ডি পি আই ও বিট দিয়ে এর ক্ষমতা নির্ধারননির্ধারণ করা হয়। বেশি ডি পি আই ও বেশি বিট মানে বেশি উন্নত মানের। উন্নত মানের স্ক্যানার দিয়ে কাগজ ছাড়াও ট্রান্সপারেসি, [[ফিল্ম]] ইত্যাদি স্ক্যান করা যায়। ছোট আকৃতির ফ্ল্যাটবেড এবং বড় ড্রাম স্ক্যানার বেশি দেখা যায়। ফ্ল্যাটবেডগুলো সাধারণত ব্যক্তিগতভাবে বা অফিস আদালতে ব্যবহার হয়, আর ছাপার কাজের উপযুক্ত স্ক্যান করার জন্যা ড্রাম স্ক্যানার ব্যবহার করা হয়।
